Document Controlling Officer

Zorg jij dat al onze documentatie consistent en uniform is en voldoet aan de wettelijke vereisten? Krijg je energie van een internationale en veranderde omgeving in een rol met veel verantwoordelijkheid? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Vacature

Als Document Controlling Officer ben je verantwoordelijk voor het beheer, archiveren en de verspreiding van alle operationele documentatie, waarbij altijd de uniformiteit en consistentie van de informatie is gewaarborgd voor de Nederlandse luchtvaartmaatschappij (TUI fly NL) maar ook voor de overige TUI Airlines binnen TUI Aviation.

Je zorgt samen met de verantwoordelijke content eigenaar van een handleiding of andere document voor kwaliteitsborging, zodat de geschreven documenten voldoen aan de wettelijke vereisten en eventuele aanvullende vereisten zoals vastgesteld door de exploitant. Het opstellen van de inhoud van handleidingen en documenten valt buiten jouw verantwoordelijkheid, dit blijft de verantwoordelijkheid van de content eigenaar.

Als Document Controlling Officer ben je verantwoordelijk voor het ontwerpen, ontwikkelen, opzetten en onderhouden van al onze publicatieplatformen voor digitale (operationele) documentatie bedoeld voor crew, grondpersoneel, externe leveranciers en gebruikers. Je organiseert en monitort de bijbehorende goedkeuringsprocessen.

Samen met de Quality & Compliance Manager en de Quality Programme Manager ben je verantwoordelijk voor het goedkeuren van nieuwe handleidingen en/of documenten, zowel intern als extern. Je beoordeelt nieuwe regels en beleid op toepasbaarheid en vormt nieuw te zetten stappen om te zorgen dat de regels worden opgevolgd door alle TUI fly afdelingen.

Als Document Controlling Officer ben je verantwoordelijk voor het zoeken naar en identificeren van de link tussen de verschillende handleidingen en documenten en zorg je, in geval van veranderende regelgeving, voor samenhang in de documentatie. Je houdt de compliance checklisten up to date volgens de laatste herziene / gewijzigde regelgeving. Je adviseert over de aanschaf van wettelijk vereiste materialen met betrekking tot documentatie en documentbeheer.

Als Document Controlling Officer beheer je ook de rol als secretaris van het Flight Operations Standardization Committee (FOSC). Je legt tijdens de FOSC vergaderingen de definitieve samenstelling van de wijzigingsvoorstellen ter goedkeuring voor. Je beheert de agenda van de FOSC-vergaderingen en notuleert tijdens de vergadering. Als de FOSC-voorzitter niet aanwezig is, treedt je op als back-up.

Net als jouw QSSE-collega’s ben je ook verantwoordelijk voor alle gerelateerde werkzaamheden om de kwaliteits- en veiligheidsnormen van de afdeling QSSE, zoals; onderzoeken, opvolgen en feedback geven op rapporten van crew.

In deze functie rapporteer je aan de Quality & Compliance Manager.

Functie-eisen

Je hebt een proactieve houding en vindt het prettig om zelfstandig te werken. Je denkt in oplossingen en verbeteringen en stelt prioriteiten. Je werkt gestructureerd en krijgt energie van een internationale en veranderde omgeving. Je bent overtuigend, besluitvaardig en je hebt doorzettingsvermogen. Ook ben je flexibel, stressbestendig en uiteraard collegiaal. Je bent communicatief sterk en weet een boodschap over te brengen op zowel een individu als op een groep. Sturen op succes, engagement, de TUI values en management identificatie zijn voor jou herkenbare waarden en je bent in staat deze te vertalen naar de werkvloer. Daarnaast heb je geen bezwaar, in verband met de het internationale karakter van deze functie, om regelmatig te reizen.

Daarnaast breng je de volgende kennis en ervaring mee:

• Je hebt een afgeronde MBO of HBO opleiding (voorkeur voor een luchtvaartgerelateerde opleiding);
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (in woord en geschrift);
• Je beschikt over uitstekende computer vaardigheden (windows 10, adobe, word en excel);
• Ervaring in de branche is een pre, maar geen vereiste. Wel vragen wij dan, in verband met de zelfstandigheid van de functie, een brede ervaring met documentbeheersystemen / document management systemen.

Bedrijfsomschrijving

Het team bestaat op dit moment uit 9 enthousiaste collega’s, namelijk de Quality & Compliance Manager, drie Quality Officer Auditors, een Quality Programme Manager, twee Document Controlling Officers en twee stagiair(e)s.

Contactinformatie

Heb je vragen over de functie? Bel dan gerust voor meer informatie met Kees de Fouw, Quality Programme Manager, via telefoonnummer 020 – 892 1462

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure dan kan je contact opnemen met Jeff Lagerweij, Recruiter, via resourcing@tui.nl of via telefoonnummer 070 – 326 6677.

Enthousiast over de vacature en voldoe je aan de bovenstaande functie-eisen, dan ontvangen wij graag jouw sollicitatie via onderstaande ‘solliciteer’ button!

Sollicitaties per email worden niet in behandeling genomen.

'Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld’.